أصحبت كافة الشركات والمؤسسات، تبحث عن الموظفين الذين يمتلكون الكفاءة والقدرة على الإبداع وإنجاز المهام المطلوبة دون تقصير، وذلك حتى تستطيع مواكبة التطورات المتلاحقة، وتضمن الحفاظ على مكانة مميزة في السوق، وهذا ما دفع الكثير من الموظفين إلى البحث عن الطرق الفعالة التي تسهم في رفع كفاءتهم، وتركيزهم في العمل، وبحسب الدكتور صبري الشبراوي، خبير تنمية إدارية، هناك عدة وسائل لتحسين كفاءة الموظف، منها:

1- الحرص على إنشاء بيئة عمل قوية

تتمثل الخطوة الأولى لتعزيز إنتاجية الموظفين، في خلق بيئة عمل توفر الاحترام وتقدير العمل، ولكن عدداً كبيراً جداً من الشركات تركز على الأجور والمزايا التي تقدمها للموظفين، دون أن يسألوا عما إذا كانوا قد أوجدوا بيئة عمل تجعل الموظفين سعداء بالعودة إليها يوماً بعد يوم.
ومن العوامل التي يمكن أن تستخدمها الشركات لتقييم بيئة عمل موظفيها: إجراء استطلاعات رأي للموظفين حول بيئة العمل، وإجراء اجتماعات نصف سنوية لمناقشة جودة بيئة العمل، وكيفية تحسينها، وكذلك إقامة لقاءات للموظفين خارج الشركة.
كما تشير آخر الدراسات إلى أن ثقافة الشركة التي تشدد على بناء العلاقات ومكافآت العمل الجماعي، تسهم في زيادة إنتاجية الموظفين، في حين أن الشركات التي تركز على التسلسل الهرمي والنجاح الفردي، تعرقل الإنتاجية.

2- تحسين سير العمل

تعتمد الإنتاجية المتميزة في المقام الأول، على تعريف جيد وواضح لخطوات سير العمل بشكل يخلو من المهام المتكررة وغير الضرورية.
يجب أن تعمل الشركات على ضبط مهام سير العمل؛ حتى يتمكن الموظفون من تسليم المهام بكفاءة ودون تأخير، إذا كان أحد المديرين يواجه صعوبة في إنشاء خطط سير عمل قوية؛ فيمكن لبرامج مثل: KiSSFlow مساعدتك في إنشاء قنوات اتصال، ومعالجة مهام العمل بكفاءة أكبر.

3- الاستثمار في تعيين أعضاء إدارة ناجحين

يعتمد الموظفون على إدارة الشركة للحصول على التوجيه السليم، وهذا هو السبب في أنه ينبغي على الشركات تعيين المديرين ذوي الكفاءة والاستثمار فيهم على جميع المستويات.
قد تجد بعض الشركات أن الإدارة الجيدة لا بد أن تكون من خارج الشركة؛ حيث إنها تعمل على بث أفكار جديدة في ثقافة الشركات، قد نتفق في هذه النقطة، ولكن هناك قيمة كبيرة في تشجيع الموظفين من الداخل للوصول للمناصب الإدارية؛ حيث يعرف الموظفون المدربون من الداخل سير عمل الشركة بشكل أفضل.

4- تحفيز الكفاءات

إذا كان الهدف هو زيادة الإنتاجية؛ فإن الحل البسيط هو تزويد الموظفين بحافز لإنتاج عمل جيد، يمكن أن تكون هذه الحوافز في أية صورة يختارها أصحاب العمل، بما في ذلك تقديم مكافآت أو زيادات في المرتبات أو مجرد شكر للموظفين، كما يمكنك أن تجرب بعض المبادرات المختلفة لإبقاء الموظفين متحفزين للعمل الجاد.

5- السماح بمساحة للنمو

يجب ربط إنتاجية الموظفين بوعد للترقية في مرحلة ما، وإلا فلماذا يعمل الموظف بجد إذا لم تكن هناك فرصة أفضل له في المستقبل؟

كما ذكرنا في النصيحة رقم 3؛ فإن تعيين المناصب الإدارية من الخارج، يساعد في بعض الحالات على بث أفكار جديدة في ثقافة الشركات، ولكن ينبغي النظر في ترقية الموظفين؛ لضمان زيادة إنتاجيتهم وولائهم وبقائهم لفترات أطول في الشركة.

6- الاهتمام بالتدريب والتطوير

تكون زيادة إنتاجية الموظفين أسهل عندما يتم تدريب الموظفين على أداء مهامهم في مجموعة متنوعة من الوظائف داخل الشركة، كما أن تزويد الموظفين بمجموعة متنوعة من المهارات، يعزز من مشاركتهم، ويمكن أن يقلل من فرص تركهم للعمل، وكذلك إبقاء الموظفين على اطلاع دائم بالتقنيات الجديدة سيساعدهم في مواكبة التطورات.
التدريب المتبادل وتطوير مهارات موظفيك مفيد أيضاً لعملك، ويمكن أن يساعدك وجود موظفين قادرين على أداء أدوار مختلفة، على تجنب فجوات الإنتاجية التي تحدث في حالة مغادرة أحد الموظفين للشركة.
لذلك يجب أن تركز الشركات على إنشاء وتطوير قسم موارد بشرية قوي، يحافظ على تدريب الموظفين على طرق جديدة لأداء مهام العمل.

7- الحرص على تزويد الموظفين بالأدوات التي يحتاجونها

قد تريد بعض الشركات تقليل تكاليف عملياتها، من خلال عدم الاستثمار في جميع الأدوات التي يحتاجها الموظفون، ولكن ذلك قد يؤثر على الإنتاجية.
من المهم أن نلاحظ أن الموظفين الذين يمتلكون الأدوات المناسبة للوظيفة، يمكن أن يزيدوا الإنتاجية إلى أقصى حد، مع الرغبة في تحقيق الهدف والحفاظ على سير العمل الذي أنشأته الشركة؛ لذلك يمثل تزويد موظفيك بالأدوات التي يحتاجون إليها للنجاح، خطوة مهمة جداً لزيادة إنتاجيتهم.