هل تعاني من صعوبة إنهاء الأمور في الوقت المحدد لها ؟ وتريد تنظيم الوقت بشكل أفضل ؟ هل تواجه صعوبة في كتابة تقارير العمل في الوقت المحدد لها ؟ هل أنت قادر علي تحقيق ما تريد القيام به قبل المواعيد النهائية ؟ هل تتمكن من إدارة وقتك بشكل مناسب ؟ كل هذه الأمور يجب أن تكون في ذهنك لكي تتعرف إذا كان لديك إمكانيات تنظيم الوقت بشكل فعال لزيادة إنتاجية العمل وتحقيق التوازن في حياتك .

إذا كان لديك جواب ” لا ” علي اي من الأسئلة التالية المذكوره أعلاه، هذا يعني أنك لا تستطيع إدارة وقتك بالطريقة التي تريديها . فالوقت كالمال يجب أن تتحكم في الوقت وكيفية إنشاء بيئة عمل منتجة ومربحة. وإذا لم تقم بذلك، يمكنك قضاء حياتك العملية في الجري مشغولاً بالقيام بمهمة معينة . هذه بعض النصائح التي تساعدك في إدارة الوقت وتساعدك في زيادة إنتاجيتك وتحقيق التوازن في العمل والحياة العامة . إتبع هذه النصائح لتعزيز مهارتك في إدارة الوقت .

لأن تعلم مهارة إدارة الوقت، يحررك من ضغوط مواعيد العمل والإجهاد الذي تتعرض له . عليك أن تكون أكثر إنتاجية وتقليل التسويف للحصول علي المزيد من الوقت للراحة وتقليل الضغط والتوتر .

تنظيم الوقت بأسلوب صحيح ؟

1.عمل خطة يومية : يمكنك كتابة خطة يومية لما ستقوم به في الصباح لتقسيم وتنظيم الوقت طوال اليوم . تساعدك هذه الخطة في وضع لمحة وتصور عن كيف سيكون يومك وما هي المهام المطلوبة منك وتحديد وقت النوم والراحة ؟ إذا كنت ترغب في تحقيق توازن في الوقت يمكنك التمسك بهذه الخطة والقيام بها علي أفضل وجه .خطوات وضع خطة :

تحديد المهام التي تساعدك في تحقيق أهدافك وتخيص وقت لتنفيذها .
التخلص من المهام الصغيرة الغير مهمة .
التعرف جيدا علي ما تحتاج القيام به كل يوم .
تقسيم المهام بحيث يتم إنجازها في اليوم المحدد .

2. تحديد مهلة زمنية لكل مهمة : يجب أن تكون واضح جداً عند وضع خطة يومك بتحديد مهلة زمنية لكل مهمة مثلاً المهمة أ من 10 – 3 لأن ذلك يسمح لك بعدم قضاء مهمة علي الأخري وتناول الطعام في الوقت المحدد وأيضاً القيام بالأنشطة الأخري .

3. كافئ نفسك علي أي إنجاز : في حالة القيام بأي إنجاز، حاول الإحتفال به . طريقة مكافأة نفسك أمر متروك لك لكي تحفز نفسك علي الإلتزام بخطة اليوم التالي . تساعدك في زيادة مهاراتك في إدارة الوقت بجانب سهولة تنفيذ المهام الأخري .

4. إستخدام التقويم : يساعدك وجود التقويم في إدارة الأنشطة اليومية. فمثلاً يمكنك إستخدام الملاحظات أو البريد الإلكتروني أو الهاتف المحمول أو مفكرة كبيرة لكي يساعدك في تنظيم الجدول الزمني لك .

5. عمل قائمة أهداف طويل : تعمل قائمة الأهداف طويلة المدي في تنظيم مشارعيك وخططك اليومية وكيفية تقسيم وقتك .

6. حدد المواعيد النهائية : أهم شئ لتنظيم وقتك هو أن تتعرف جيداً علي متي تحتاج إلي إنهاء المهمة الخاصة بك ؟ وكتابة المواعيد النهائية بوضوح في التقويم الخاص بك بطريقة منظمة حتي تعرف متي تحتاج الإنتهاء منها ؟

7. تعلم قول ” لا ” : تجنب الإنحراف عن الخطة اليومية التي تقوم بوضعها في الصباح لأنك قد تواجه إغراءات للقيام بالأنشطة الأخري لمنع تعدد المهام وضرورة القيام الأنشطة المهمة أولاً حتي لا تقوم بتأجيل أي من المهام في فترة لاحقة .

8. إنهاء هدفك في وقت مبكر : عندما تستهدف أن تنهي المهمة أو الهدف في وقت محدد . البعض قد يكون بعد وقت متأخر لإنهاء المهمة ولكن عند تحديد وقت مبكر لإنهاء المهمة تتمكن من إنجازها في الوقت المحدد .

9. تخصيص وقت للأنشطة : يمكنك تحديد وقت للأنشطة المختلفة مثل نصف ساعة للقراءة أو ممارسة تمرين رياضي مفضل لك، تنفيذ هواية خاصة بك .

10. إحرص علي إمتلاك ساعة بجوارك طوال الوقت : قبل أن تبدأ تنفيذ أي مهمة، قم بتجهيز ساعة بجوارك . لأنك قد تكون منهك جداً في العمل وتفقد مسار وقتك. في حالة وجود ساعة ضخمة أمامك لكي تظهر لك الوقت المحدد .

11. عمل تذكير علي الهاتف المحمول قبل 15 دقيقة من إنهاء الهمة : من أهم وظائف التقويم لها هي التذكير . فإذا كان لديك إجتماع هام لكي تحضره، يمكنك ضبط هذا التذكير قبل 15 دقيقة .

12. التركيز : نقصد به عدم تعدد المهام والتركيز علي أداء مهمة واحدة في وقت محدد ثم الإنتقال إلي مهمة أخري وأهم شئ هو التركيز علي مهمة رئيسية واحدة . يفضل إغلاق جميع التطبيقات التي لا تستخدمها والمتصفحات ومواقع التواصل الإجتماعي المختلفة مثل الفيس بوك لتركيز إنتباه علي ما تفعله فقط وتنفيذه بكل كفاءة .

13. تجنب الملهيات : ما الذي يصرف إنتباهك عن العمل ؟ هل الرسائل الفورية ؟ المكالمات الهاتفية ؟ كل هذه الأمور تشكل إنحرفات عن هدفك الأساسي تجنب إستخدام الدردشة ولا تقوم بتسجيل الدخول علي أي موقع محادثة عند بدء أي عمل وإلا سيؤدي إلي تشتيت إنتباهك . لأنه عند القيام بأي عمل مهم، يجب إيقاف هاتفك لأن ذلك يساعدك علي التركيز بشكل أفضل .

14.لا تنتبه إلي التفاصيل الغير مهمة : لا تهتم بالتفاصيل غير مهمة في حالة عدم القيام بالمهمة بالطريقة التي تريدها . حتي لا تضعف حماسك بالقيام بالمهمة التالية .

15. تحديد الأولويات : لا تستطيع القيام بكل شئ في وقت واحد، تعلم كيف تحدد الأولويات وأيهما أهم للقيام به أولاً وترك الباقي لوقت لاحق. يمكنك تطبيق مبدأ 80 / 20 وهو مبدأ أساسي في تحديد الأولويات لزيادة إنتاجيتك .

16. تحليل الوقت : ملاحظة الوقت بشكل جيد من أهم الأمور التي تساعدك في تحسين فعالية إدارة وقتك وذلك من خلال تسجيل النشاطات التي ترغب القيام بها بالتفصيل خلال فترة معينة مثلاً إسبوع . لتتعرف علي كيف تقضي وقتك، تحليل الأنشطة الخاصة بك وذلك بكتابة الأنشطة التي تحقق لك أهدافك بصورة جيدة ويمكن تصنيفها بالطريقة التالية :

-امور ملحة ومهمة .
-أمور عاجلة وليست مهمة .
-مهم .
- أمور ليست ملحة وليست مهمة .
قد تجد بهذه الطريقة أنك تنفق أكثر من 30 % من وقتك في أنشطة غير ضرورية هذا التحليل يساعدك علي تقرير

17. مندوب : نقصد به إذا كان هناك من الأشياء التي يمكن لشخص ما القيام بها بشكل أفضل من قبل الأخرين أو أن هذه الأمور ليست في غاية الأهمية يمكنك النظر في تفويض شخص أخر للقيام بها لكي تقوم بالتركيز علي المهام الهامة .

18. القيام بالمهام المتشابهة معاً : يمكنك تصنيف الأعمال المتشابهة والمرتبطة معاً . علي سبيل المثال،

عمل مجموعات أساسية أ مجموعة ( كتابة المقالات، الكتب ) وب ( التدريب ) وج ( تطوير ورش العمل ) حتي انه يمكنك تخصيص وقت لإجراء المكالمات الهاتفية .

19. القضاء علي عناصر تضيع الوقت : هل تستغرق وقت طويل بعيداً عن عملك في تصفح الفيس بوك أو تويتر أو مراجعة البريد الإلكتروني . يمكنك تخيص وقت محدد بعد الإنتهاء من المهام اليومية لمتابعة كل هذه الأمور والعمل علي إغلاقها أثناء القيام بالعمل المحدد .

20. ترك وقت فراغ بين كل مهمة والأخري : لا تحاول القيام بكل المهام بصورة مستمرة، وترك وقت فاصل حوالي 5 – 10 دقائق بين كل مهمة والأخري لأن ذلك يساعدك علي إنهاء المهمة السابقة وتبدأ المرحلة التالية بطريقة جيدة .

هل لديك أي نصائح أخري حول كيفية تنظيم الوقت ؟ يمكنك تركها في تعليق .

21. الحفاظ علي العمل معك : إذا كان لديك وقت إضافي علي متن طائرة أو قطار أو في إنتظار شئ معين يمكنك الحفاظ علي العمل معك للقيام بشئ ما في هذا الوقت .

22. تحديد الوقت الأكثر إنتاجية بالنسبة لك : كل منا له وقت محدد يتمكن فيه إنجاز معظم المهام بشكل جيد فالبعض يفضل الصباح، أو المساء؟ عليك تحديد الوقت المثمر بالنسبة لك لكي تعمل بشكل أفضل .

23. تحديد وقت مخصص للدراسة : عند عمل الجدول الزمني للمهام وإذا كنت طالب يجب تحديد وقت مخصص للدراسة أو الواجبات المنزلية وإغلاق الهاتف حتي يتم الإنتهاء من العمل ولا تنسي عدم التحقق من البريد الإلكتروني أو تصفح الإنترنت .

24. الحصول علي ليلة نوم جيدة : العقل بحاجة إلي أخذ قسط كافي من الراحة لذلك يجب تحديد حوالي 6- 8 ساعات يومياً للنوم حتي لو لم تنتهي من جميع المهام الخاصة بك يمكنك تأجيلها لليوم التالي لكي تقوم بهذه المهام بصورة جيدة .