تعدّ الاجتماعات فرصة مهمّة لجمع أعضاء الفريق معاً، وتشارك الأفكار بطريقة تفاعليّة، وحلّ المشكلات. لكن، يميل العديد من الاجتماعات إلى الانحراف عن السبب أو الموضوع المُحدّد لالتقاء الفريق، ويفشل تالياً في تحقيق الأهداف المرجوّة منه. في المواجهة، يُمكن تنفيذ الاستراتيجيّات الخمس الآتية خلال الاجتماعات المقبلة، لتحقيق أقصى استفادة منها وتجنّب إضاعة الوقت.

1. توزيع جدول الأعمال مقدّماً

لكلّ اجتماع هدف محدّد يجب أن يدركه الحاضرون قبل وقتٍ كافٍ من موعد الاجتماع. ومن المتعارف عليه أن جدول الأعمال يوزّع قبل 24 ساعة من الموعد، الأمر الذي يسمح للمدعويين بالبحث وإعداد المداخلات اللازمة. بذا، يحضر الجميع إلى الاجتماع، مستعدين لإجراء حوار هادف.

2. تقييد عدد الحاضرين

ثمّة اجتماعات لا تتطلب حضور كلّ أعضاء الفريق؛ في حين أنه قد يكون من السهل إرسال دعوة الاجتماع إلى كل شخص في قائمة البريد الإلكتروني، إلا أن انتقاء المدعوين يمكن أن يؤتي ثماره. عموماً، يميل الناس إلى أن يكونوا أكثر انفتاحاً وصراحةً عند التواجد في مجموعات صغيرة، مقارنةً بالمجموعات الكبيرة. لذا، يستحسن دعوة أعضاء الفريق المعنيين في تحقيق هدف الاجتماع.

3. حدّ المحادثات خارج الموضوع

على المناقشات التي تدور خلال الاجتماع أن تتوافق مع الغرض من الأخير. بالطبع، الأفكار ووجهات النظر الجديدة مدعاة للترحيب بها، ولكن ليس على حساب هدف الاجتماع. لذا، إذا أثار أحد الحاضرين نقطة من المؤكد أنها ستخرج الاجتماع عن مساره، فيقترح بسرعة التوجيه إلى تأجيل مناقشة الأمر إلى وقت أكثر ملاءمة. بذا، يحافظ الحاضرون على تركيزهم على المهمّة الحالية.

4. احترام الوقت

من المهم للغاية بدء الاجتماع والفراغ منه في الوقت المحدد؛ إذا علم المدعوون أنهم يستطيعون الوثوق بك لاحترام وقتهم، فمن المرجّح أن يحضروا في الموعد المحدّد وأن يشاركوا بفعاليّة. لذا، يجب التأكد من تخصيص الوقت الكافي لمناقشة كل بند على جدول الأعمال بشكل كامل، على أن لا يتجاوز وقت الاجتماع 60 دقيقة كحدّ أقصى. لذا ، إذا كنت تعتقد أن اجتماعك سيستمر لفترة أطول من ذلك ، فكر في تقسيم جدول الأعمال إلى جزأين حتى لا تحتكر الكثير من وقت المشارك مرة واحدة.

5. تنفيذ الخطط والاستراتيجيّات

من المشكلات المترتبة على الاجتماعات، مشكلة غياب الإجراءات في شأن الموضوعات التي نوقشت، الأمر الذي يقود إلى عقد المزيد من الاجتماعات! لذا، يمكن تذكير الفريق ببنود العمل التي خرجت من مناقشة سابقة، مع تحديد بعد كلّ اجتماع أفراد معينين ليكونوا مسؤولين عن أي بنود عمل تخرج عن الاجتماع. إلى ذلك، يستحسن إرسال بريد إلكتروني للمتابعة، مع التأكيد على التزامات كلّ شخص. في الخلاصة، الهدف من الاجتماعات ليس مجرد الحديث عن الخطط والاستراتيجيّات بل أيضاً تنفيذها.