هل تريد زيادة انتاجيتك؟ تحكم في وقتك
أخبرتني صديقة لي مؤخراً عن مشكلة كانت تواجهها في العمل قالت: « اعتقد عادة ان لدي ما يكفي من الوقت لأنجز الامور، لكن شيئا ما يحدث دائما ثم أتأخر عن الموعد المحدد لإنجاز المشاريع ».

هل تريد زيادة انتاجيتك؟

شرحت لها أن مفتاح النجاح في إدارة الوقت هو أن تفهم إلى أين يذهب وقتك. كان لدي وثيقة لصديقتي عما كانت تفعله كل ساعة من كل يوم في العمل لمدة أسبوع، حتى تتمكن من تصوره. عندما جلسنا للدردشة بعد ذلك، تفاجأت.
« لا اصدق كم اصرف من الوقت في التحقق من بريدي الالكتروني كل يوم!


أيبدو مألوفاً؟ ستتفاجئين كم عدد الأشخاص الذين أدربهم … … يدركون أن نفس الشيء يحدث لهم … … عندما يتتبعون أين يذهب وقتهم في الواقع.

إليك نصائحي لاستعادة التحكم بوقتك وزيادة إنتاجيتك

اعرف اين يذهب وقتك راقبوا الوقت الذي قضيتموه اسبوعا واحدا ثم حلّلوا النتائج.

خططوا مسبقاً وفي نهاية كل اسبوع، اجلسوا في مكان هادئ مدة ١٥ -٢٠ دقيقة وخطِّطوا لأسبوعكم مسبقا. دوِّن كل المشاريع والمهام الرئيسية التي يلزم ان تنجزها.

إعطاء الأولوية.

رتِّب قائمتك من الأنشطة والمشاريع الاكثر اهمية الى الاقل اهمية، ثم حرِّم الوقت الذي لا ينقطع لإنجاز اهم ما لديك. لا تدع الآخرين يضعون اجتماعاتهم قبل الوقت الذي تمنعه من القيام بمشاريعك الرئيسية.
التخلص من غير الضروري. استغل الوقت المتبقي في روزنامتك لترتِّب نشاطات اقل اهمية. اسأل نفسك: « هل هذا النشاط مهم فعلا ام انه غير ضروري؟ “إذن، أوقفوا الأنشطة غير الأساسية.

حدد الأهداف لكي تعمل على زيادة انتاجيتك

عندما تستيقظ كل صباح، ضع لنفسك اهدافا تحدد ما تنوي انجازه في ذلك اليوم.
حدد وقت البريد الإلكتروني خصِّصي اوقاتاً محدَّدة لمراجعة بريدك الالكتروني، مثل بداية يوم العمل، مباشرة قبل الغداء او بعده، وفي نهاية اليوم. الامتناع عن فحص البريد الإلكتروني إلا خلال هذه الأوقات المخصصة.

تجنب تعدد المهام.

استغرق مني وقتا طويلا لتعلم التركيز على نشاط أو مشروع واحد في وقت واحد، ثم عندما يكتمل، الانتقال إلى التالي (بدلا من محاولة متعددة المهام). ووجدت أنه إذا استخدمت تركيزًا يشبه الليزر في كل شيء أقوم به، فيمكنني أن أزيد إنتاجيتي بشكل كبير.

تصرفي كمستشارة

ولنفترض أنك مستشار يتعين عليه أن يتتبع ويحسب كل ساعة من كل يوم كما لو كنت ترسل فاتورة إلى شخص ما للحصول على خدماتك ــ فإن هذا من شأنه أن يجبرك على التفكير بعناية في الكيفية التي تخصص بها وقتك خلال اليوم. هل تقضون معظم وقتكم في أنشطة تعتبر “مستحقة الدفع” أو “غير مستحقة الدفع”؟
فقل “لا” “تعلم أن تقول” لا أكثر إذا فهمت ما تحتاج إلى إنجازه كل يوم من كل أسبوع عندها ستكون في وضع أفضل لتقول، “أنا آسف. لا أستطيع مساعدتكم في هذا الأسبوع لأن لدي أربعة مشاريع مهمة يجب أن أنهيها أولاً “هذا سيمنعك من المبالغة في تخصيص وقتك.
وكما اكتشفت صديقتي، كلما تعوَّدت ان تدير وقتها، صارت اكثر انضباطا وأسهل عليها ان تحقق اهدافها المهنية. عندما تستعيدون السيطرة على وقتكم، يمكن ان يحدث الامر نفسه لكم.
ارفع صوتك!

كيف تتصرفي كمستشارة لكي تعمل على زيادة انتاجيتك

ان معرفة افضل الطرائق للتحكم بوقتك هي طريقة رائعة لتشعر ان يومك مثمر. فغالبا ما نشعر اننا غير منتجين عندما لا ننجز كل ما يجب القيام به في نهاية اليوم. في بعض الأحيان يتم وضع مهمتين إضافيتين على قائمة المهام الخاصة بنا مع كل مهمة نقوم بإلغائها. إذن كيف يمكنك التحكم بوقتك وتكون أكثر إنتاجية.

إذا إتبعت هاتين النصيحتين ستتحكم في وقتك قريباً.

1. إنشاء قائمة

سواء كنت صانع قوائم او لا، ان افضل طريقة لتنظيم وقتك هي وضع قائمة. قائمتك لسيدك رائعة لتتابع كل شيء يجب القيام به ومع ذلك، فإن القوائم التي يجب إعدادها هي قوائم يومية. تحتوي هذه القوائم على قدر معقول من المهام التي يجب إكمالها. كما أنها تشمل الوقت العائلي والنزهات والاجتماعات. أفضل طريقة لعمل هذه القوائم هي الجلوس ليلة الأحد والتخطيط لأسبوعك عندما تخطط لهذا الاسبوع، من الافضل ان تضع لائحة بكل يوم من ايام الاسبوع. وبهذه الطريقة، يمكنك توزيع مهام أثقل بالتساوي على مدار الأسبوع.

2. الأمر كله عن الروتين

كلنا مخلوقات من العادة لا نحن لسنا روبوتات ولكن هناك شيء حول معرفة ما نتوقع واتباع روتين الذي يهدئ قلقنا وتجهدنا. اخلصوا برنامجا يوميا فضفاضا تودون اتباعه. خذيه لإجراء اختبار ثم عدليه استمر في اختبار روتينك الجديد حتى يصبح مثالياً على سبيل المثال، استعد ليومك في وقت محدد (أي. 7 صباحا). قبل هذا الوقت، هدفكم هو أن تلبسوا وتطعموا وتحفزوا القهوة وتجهزوا لمواجهة مهام اليوم. حدِّد هذه الاهداف الواسعة النطاق وقلِّص الفجوات الزمنية فيما تستمر في تحسين روتينك.
الأهداف هي ما تدفعنا وبدونهم، نشعر بأنه لا هدف لنا. ضع أهدافا لنفسك لتكون ناجحا ولكن الهدف الأول هو تعلم كيفية إدارة الوقت.

كيف تتحكم في وقتك

سلوكيات إدارة الوقت هي إلى حد كبير مسألة اختيار. أنت تختار أن تكون كفء أو تختار أن تكون غير منظم فأنت تختار التركيز والتركيز على المهام ذات القيمة الأعلى، أو تختار قضاء وقتك في أنشطة لا تسهم في قيمة كبيرة لحياتك. وأنت دائماً حزين
إن نقطة البداية للتغلب على برمجتكم السابقة وإزالة العقبات الذهنية لإدارة الوقت هي أن تتخذوا قرارا واضحا لا لبس فيه بأن تكونوا ممتازون تماما في الطريقة التي تستخدمون بها وقتكم، دقيقة بدقيقة وساعة بساعة. يجب أن تقرر، هنا والآن، أنك ستصبح خبيرا في إدارة الوقت.

وينبغي ان يكون هدفكم ان تديروا وقتكم جيدا بحيث يحترمكم الناس ويستخدموكم قدوة في عادات عملهم.

الخطوة الأولى: التغلب على المماطلة

ان كسر عادة المماطلة يتطلب الشجاعة والانضباط والعمل الشاق. لكن المكافآت عظيمة وستختبر احتراما أكبر للذات، وثقة بالنفس، وكبرياء شخصي، وستحقق نجاحا مدى الحياة. إليك ما يجب القيام به:
1. اختاروا مهمة رئيسية يعيقكم فيها المماطلة. صمموا على بدء وإنهاء هذا المشروع
2. ضع قائمة مفصلة بكل ما عليك فعله لإتمام هذه المهمة ؛ فكروا على الورق.

3. اختر أهم عنصر في قائمتك واجمع كل ما تحتاجه لبدء واستكمال هذا العنصر.
4. عيِّن وقتا محدَّدا تبدأ فيه هذه المهمة وتعمل بعقلانية الى ان تنتهي.
5. قسِّموا اكبر مهامكم وأهدافكم الى قطع صغيرة، وركِّزوا على بدء وإكمال جزء واحد من المهمة في كل مرة.
6. تقبل المسؤولية بنسبة 100 في المائة لبدء المهمة الرئيسية وإنهائها ؛ رفض اختلاق الأعذار أو تبرير تأجيل ذلك.
7. تصوّر نفسك تعمل بإحساس من الإلحاح ؛ برمجوا عقلكم بتكرار الكلمات « افعلوا ذلك الآن! » مرة بعد اخرى.

أدوات لا غنى عنها لإدارة الوقت

1. إستعمل مخطط الوقت ان افضل مخطِّطي الوقت، سواء كان في شكل ورق حر او الكتروني، يمكِّنكم من التخطيط للسنة، الشهر، الاسبوع، وكل يوم. ولكي يكون المخطط الزمني فعالاً، يجب أن يحتوي على قائمة رئيسية حيث يمكنك تسجيل كل مهمة وهدف وإجراءات مطلوبة أثناء ظهورها، بالإضافة إلى التقويم وقائمة “الإجراءات” اليومية.
2. أعمل دائما من قائمة. يمكنك جلب النظام من الفوضى أسرع مع قائمة من أي أداة أخرى لإدارة الوقت. ابدأوا بتدوين كل مهمة تنوون انجازها على مدار اليوم. اذا شعرت ان المهام الكثيرة ترهق كاهلك، فدوِّن كل ما عليك فعله في المستقبل المنظور. فمجرد وضع لائحة تسمح لك ان تتحكم بوقتك وحياتك.

أدوات لإدارة الوقت و تعمل على زيادة انتاجيتك

نظِّموا قائمتكم اليومية بحسب الاولوية. كل يوم، رتِّبوا قائمة مهامكم بحسب اولوياتكم. رتِّبوا كل مهمة بحسب نتائجها المحتملة، بدءا بما يجب ان تفعلوه ووصولا الى ما هو جميل، لكنه بالتأكيد ليس ضروريا، لإنجازه. وبمجرد تنظيم قائمتكم، تصبح خريطة ترشدكم من الصباح إلى المساء بأكثر الطرق فعالية وكفاءة. ارفضوا ان تفعلوا اي شيء حتى تدونوه في القائمة وتنظموه بحسب قيمته مقارنة بالامور الاخرى التي يجب ان تفعلوها.

أدوات لا غنى عنها ل زيادة انتاجيتك

1. التزم باستخدام أي نظام إدارة الوقت تريد. لا يهم ما إذا كنت تختار واحدة من مجموعة متنوعة من أجهزة المساعد الشخصي الرقمي الرائعة والأنظمة القائمة على الكمبيوتر، أو واحدة من عدد لا يحصى من الأنظمة التي تقدم مجموعة من الأشكال لكتابة كل شيء باليد. فما يهم هو ان تتقن نظام ضبط الوقت المفضل لديك وتستعمله بانتظام -الى ان يصبح عادة طبيعية.
2. أنشيء نظام 45 ملف. ان « نظام الـ ٤٥ ملفا » هو ملف مؤلم يسمح لك بتخطيط وتنظيم وقتك ومسؤولياتك قبل سنتين. أولا، قم بمسح درج مكتب أو الحصول على ملف مستقل مع مساحة ل 14 ملف معلقة، ثم الحصول على صندوق من 45 ملف من الورق المقوى لوضعها فيها. الرقم 31 من الملفات لأيام الشهر تعيين 12 ملفا لأشهر السنة، من كانون الثاني/يناير إلى كانون الأول/ديسمبر.

أدوات لا غنى عنها لإدارة الوقت

ضع علامة على آخر ملفين للسنتين القادمتين عندما تكون مسئولاً لستة أشهر من الآن ببساطة ضعها في الملف الشهري

الفوز: ارفع شعورك باحترام نفسك وخدم كقدوة للآخرين
وإذا كنت تدير شؤون الآخرين، فافهم انك قدوة يحتذى بها موظفوك. إذا كنت ترى نفسك مثالا للأداء الممتاز، سوف تفعل دائما أفضل وتنجز أكثر مما لو كنت مجرد تصور نفسك تحاول شخصيا أن تكون أكثر كفاءة. كلما فكرت في نفسك كمدير ممتاز للوقت، كلما أصبحت ممتازاً. كلما نظرت لنفسك كقدوة للآخرين كلما كان ذلك أفضل لك.