اجتماعات العمل لها أهمية كبرى كونها تفتح باب التشاور وتبادل الرأي حول موضوع أو مشكلة بغرض تحليلها واتخاذ قرار بشأنها، وأيضاً عرض النتائج لتحقيق أهداف المؤسسة.

وينطوي الاجتماع على مفهوم التعاون بين أفراد قد تختلف ثقافاتهم وخبراتهم ومع ذلك يحاولون معاً الوصول إلى حل للمشكلات المعروضة عليهم.

ولذلك كان لابد من وجود ضوابط محددة يجب على الجميع احترامها في اجتماعات العمل حتى يصل الجميع إلى الهدف المطلوب:

-الوصول إلى الاجتماع في الوقت المناسب:

يفضّل الوصول إلى الاجتماع قبل الموعد بدقائق حتى يتسنى لك الجلوس في مكان مناسب وتهيئة نفسك للمشاركة.

توزيع أجندة الاجتماع قبل أسبوع:

على رئيس جلسة الاجتماع أن يوزع جدول الأعمال أو الأجندة على المدعوين قبل أسبوع على الأقل، ويجب توضيح كافة النقاط التي ستُطرح في الاجتماع حتى يتسنى للمدعوّين التحضير لها.

التحضير للاجتماع:

على كل مشارك أن يجهّز نفسه للاجتماع ويجلب جميع المواد اللازمة كالأوراق الرسمية والتوضيحات التي سيناقشها أو يبني عليها.

ارتداء ملابس مناسبة:

غالباً يجب أن يرتدي المدعوّون للاجتماعات ملابس رسمية.

المداخلة بشكل مهذب:

عندما تريد التحدث عليك أن ترفع يدك لتستأذن من رئيس الجلسة، كما عليك عدم مقاطعة الشخص الذي يتحدث في الاجتماع.

استمع جيداً:

عليك الاستماع بتمعّن للمداخلات والمناقشات، فقد يطلب رئيس الجلسة منك إبداء رأيه في أحد المواضيع المطروحة.

اغلق هاتفك:

لكي لا تزعج الآخرين برنين هاتفك أثناء الاجتماع وتقطع عليهم تسلسل أفكارهم، ضع جهازك الخلوي في وضعية الصامت أو أغلقه.

عليك حضور الاجتماع كاملاً:

لا تخرج من الاجتماع قبل انتهائه فإن هذا يعطي دلالة للآخرين على عدم اهتمامك بما يقولون.