تنقسم المقابلات الشخصية عادة الى أربعة مراحل وهي: الترحيب, ثم أخذ المعلومات فإعطاء المعلومات, وأخيراً التوديع.

أولاً الاستقبال: وتساعد هذه المرحلة على التعرف على المتقدم بشكل أفضل بعيد عن التوتر والإرتباك. لذا ينصح ذوي الخبرة فى علم النفس أن يكون استقبالك للمتقدم بابتسامة ومصافحة وأن تعرفه بنفسك وبدورك في المؤسسة. ويجب أن يكون أسلوب الحديث على شكل "حوار" وليس إصدار أوامر وأن تعطي الطرف الآخر كامل إهتمامك بدون أى مقاطعة من الزوار أو المكالمات الهاتفية أو خلافه. وتعتمد هذه المرحلة على مهاراتك الشخصية في الإتصال.
ثانياً أخذ المعلومات: الإنتقال من المرحلة الأولى الى الثانية يسهل بإبداء تعليق إيجابي على بعض الجوانب في المتقدم مثل المدرسة لتي تلقى التعليم فيها أو بعض الهوايات المتميزة للمتقدم. وهذه المرحلة هي الأكثر أهمية ويحب استخدام أفضل الأساليب لأخذ وجمع أكبر قدر من المعلومات عن المتقدم مثل الإمكانيات العلمية والمهارات الذاتية والخبرات السابقة. كما أنه من المهم تكوين إنطباع عام عن المتقدم في هذه المرحلة, هل هذا هو الشخص الملائم للعمل أم لا؟!! ولكن قد لا يكون من المناسب التصريح بها في هذه الفترة.

ثالثاً إعطاء المعلومات: ويدور الحوار هنا حول طبيعة العمل ونوع المؤسسة, وأهدافها المستقبلية. وفي هذه المرحلة تكون أغلب الأسئلة من المتقدم ويكون دور المسئول عن المقابلة بيان أهمية العمل وتوضيح الملابسات إن وجدت. وعلى المسئول توفير المعلومات الصحيحة وليس ما يجذب المتقدم حيث أن هذا قد يؤدي الى المشاكل التيقد تؤثر على سمعة المؤسسة مستقبلاً.


رابعاً: التوديع: هذه هي المرحلة الآخيرة, ويفضل إعطاء المتقدم فرصة لإيضاح أو إضافة ما يود, كما يعطى إنطباع مبدئي إن أمكن. ويفضل أن يكون هناك تأكيد عن المسئول عن المقابلة على ما حرص المتقدم بإظهاره أثناء المقابلة فمثلاً إذا حرص على إظهار المؤهل العلمي فيمكن القول: لاشك في أن وجود شخص بمؤهلك العلمي مهم في المؤسسة وسيؤخذ جدياًبالإعتبار أثناء التقييم النهائي. ومن الممكن سؤال المتقدم عن الإيجابيات والسلبيات التي يتوقعها في الوظيفة.وهذا أمر هام حيث يعطي فكرة عن مدى نجاحك في إيصال المعلومات التي تود إيصالها لهذا الشخص. وغالباً ما يكون السؤال الأخير من المتقدم الى المسئول عن المقابلة لمعرفة النتيجة النهائية. وأخيراً يجب أن يوضح للمتقدم الخطوة التالية في سير طلب الالتحاق بالعمل والمدة التقريبية للرد عليه والشخص المسئول عن ذلك. أما إذا كان المتقدم غير ملائم للوظيفة فيمكن إخباره ذلك بإسلوب لبق.

* يجب على المؤسسة إعطاء معلومات دقيقة، وبأمانة شديدة عن أنشطتها وخدماتها، مركزها المالي والاقتصادي، والمسئوليات والمزايا الخاصة بالوظيفة المعروضة.
* يجب على المؤسسة أن تحافظ على خصوصية وسرية المعلومات الخاصة بالمتقدم للوظيفة سواء كانت وثائق، أوراق، شهادات أو سيرة ذاتية، وبغض النظر عن المصدر، وعدم إظهارها لأي منظمة أو شركة أخرى بدون إذن كتابي من المتقدم للوظيفة.
* على المؤسسة منح الوقت الملائم للمتقدمين لقبول أو رفض الوظيفة، وعدم الضغط عليهم بقولهم (من يقبل أولاً يأخذ الوظيفة)، فهي ليست بالطريقة الصحيحة لاختيار المتقدم المناسب.
* يجب على المؤسسة إخبار المتقدمين بجميع مواعيد المقابلات الشخصية لاختيار المناسب منها، وتحديد الهدف منها.
* يجب ألا يكون هناك تمييز أو تفرقة بين جميع المتقدمين للوظيفة، وعلى المؤسسة إعطاء الجميع فرص متساوية وعادلة.