يُعَدُّ التوظيف والتفويض اثنَين من أكبر التحديات التي تواجه روَّاد الأعمال؛ إذ قد يكون من الصعب أن تعرف متى تعيِّن موظفاً بدوامٍ كامل ومتى تستعين بموظفٍ موجودٍ مسبقاً لديك وكيف تفعل ذلك بطريقةٍ صحيحة؛ لذا قد ترغب الشركات الصغيرة ورجال الأعمال الجدُد في التفكير في تعيين مساعد افتراضي (VA) يعمل عن بعد، وهو موظف مستقل يؤدي مهام ووظائف موظفي الدعم، ويعمل غالباً من المنزل أو مساحات العمل المشتركة أو حتى مقهى الحي، قد يكون العمل مع المساعد الافتراضي أمراً محرِجاً ومربكاً في البداية؛ لذا دعنا نلقي نظرة على سبع فئات من المهام التي يُعَدُّ تفويضها لهذا العضو الجديد مناسباً:
1. البحث:
نرى لدى معظم الشركات الجديدة نَهَمَاً للمعلومات؛ لذا تجد روَّاد الأعمال يجمعون بيانات حول العملاء المحتملين قبل إجراء عروض للمبيعات أو البحث عن آخر التطورات أو المنتجات الجديدة في المجالات المتعلِّقة بالعمل؛ لذا يستطيع المساعدون الافتراضيون الاهتمام بهذه المهام المتعلقة بالبحث، ويمكنهم أيضاً المساعدة في ترتيبات السفر من خلال مقارنة الفنادق، وإعداد مسارات الرحلة، واقتراح أفضل المطاعم.
2. التعامل مع البيانات:
قد تحتاج إلى تحليل البيانات الأولية لتحديد جميع الأرقام المتعلِّقة بالعمل، وتُعدُّ المقاييس مفيدة إلى الحدِّ الذي تقترح فيه الخطوات والطرائق التالية لتحسين عملياتك؛ لذا قد يساعدك المساعد الافتراضي -سواء من خلال دعم العملاء أم التسويق أم البحث المتعلِّق بالمنتج- على ترجمة بيانات شركتك إلى لغة مبسَّطة تتيح لك تحسين الأداء الحالي للشركة وتحقيق المزيد من الأرباح المالية.
3. إدارة البريد الإلكتروني:
ثمَّة القليل من المهام التي لا يحبِّذ المدير التنفيذي المشغول القيام بها، مثل إدارة البريد الإلكتروني؛ لذا خفِّف العبء عنك من خلال تعيين مساعد افتراضي موثوق به للتحقُّق من صندوق الوارد، كما تُعدُّ إدارة البريد الإلكتروني مناسبة للعمل عن بُعد؛ إذ لا داعي لحضور المساعد في مكتبك.
قد يستغرق الأمر بعض الوقت لوضع الإجراءات والمبادئ التوجيهية، ولكن بمجرد القيام بذلك، قد يوفر لك المساعد الافتراضي الكثير من الوقت كل أسبوع عن طريق إعادة توجيه الطلبات إلى القسم المناسب، والرد على الاستفسارات البسيطة مباشرةً، وحفظ الرسائل الهامَّة لتراجعها بنفسك.
4. المهام الشخصية:
يمكنك أيضاً اتِّباع نهج مختلف قليلاً مع مساعدك الافتراضي من خلال تفويض المهام الاجتماعية والشخصية عن بُعد بدلاً من المهام المتعلِّقة بالعمل، على سبيل المثال: كتابة البرقيات أو المذكرات، وغيرها من المهام التي تستغرق الكثير من الوقت الذي قد تقضيه في إدارة شركتك، كما يمكنه اختيار الهدايا والزهور وتسليمها وترتيبها.
5. تنسيق التقويم والجدولة:
إذا كنت قد حاولت تنسيق جدول عمل مليء بالمهام من قبل، فقد تدرك أهمية وجود مساعد افتراضي ماهر لتولِّي هذه المَهمَّات، سواء كنت تريد جدولة مواعيد العملاء أم تنسيق اجتماعات المبيعات مع العملاء المحتملين أم التخطيط للأحداث، سيساعدك المساعد الافتراضي على تنظيم وقتك وإدارة أعمالك.
6. وسائل التواصل الاجتماعي:
قد يساعدك المساعد الافتراضي على إدارة وجودك على وسائل التواصل الاجتماعي؛ لذا ابحث عن مساعد لإدارة حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي وتجربة إنشاء المحتوى، ثم أعطهِ إرشادات محدَّدة حول صوت العلامة التجارية ونبرتها وأنواع المحتوى التي تريد مشاركته وما هو محظور، وإذا لم تود الاستعانة بمصادر خارجية لجميع حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي، فاستعِن به لاستخدامها في البحث؛ إذ قد يوفِّر لك هذا التوصُّل إلى أخبار مجالات العمل والمحتويات الأخرى التي يمكنك مشاركتها من خلال حسابات شركتك، فضلاً عن البحث عن حسابات ومؤثرين جدُد لمتابعتهم وما شابه.
7. إنشاء محتوى:
يمتلك معظم المساعدين الافتراضيين مهارة إنشاء المحتوى، ويعرفون تفاصيل الـ "وورد بريس" (WordPress)؛ ممَّا يمكِّنهم من المساهمة في مدونتك، كما يعرف معظمهم أيضاً تصميم الرسومات البيانية أو مقاطع الفيديو، أيَّاً كان المحتوى الذي تودُّ مشاركته عبر موقع شركتك على الويب، قد يساعدك المساعد الافتراضي على إنشائه.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حتى الاستعانة به لمساعدتك على إتمام جوانب محددة من عملية إنشاء المحتوى، مثل تحسين محركات البحث، أو البحث عن الصور، كما قد يساعدك المساعد الافتراضي على تسويق المحتوى عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو التسويق عبر البريد الإلكتروني أو التواصل مع الأشخاص المؤثرين.
سواء كنت بحاجة إلى مساعدة في إدخال البيانات أم تصميم الرسومات أم بعض المهام الإدارية الأخرى، فقد تكون المساعدة الافتراضية هي الحل، ووسوف تجد العديد من المتقدِّمين لوظيفة المساعد الافتراضي على مواقع مثل "آب وورك" (Upwork) أو "لينكد إن" (LinkedIn)، ويمكنك تعيين أحدهم مبدئياً لترى ما إذا كان يمتلك المهارات اللازمة ليكون مساعدك الشخصي الدائم.
