النظام في كل شيء يُعتبر من أهم سمات الإنسان المتحضر ويُعتبر أيضًا من أهم السلوكيات التي يدعونا إليها ديننا الإسلامي الحنيف ، كما أن مفهوم التنظيم يحمل عدد كبير من المعاني والتعريفات وله من الأهمية ما يجعله ضرورة أساسية يجب أن يتعلمها كل من الكبار والصغار .

معنى التنظيم

المقصود بالتنظيم ؛ هو تحديد مجموعة من الأنشطة والإجراءات اللازمة من أجل الوصول إلى إلى بعض النتائج والأهداف ، ويتم تقسيم تلك المهام بطريقة مُحددة حتى تسهل عملية التنظيم والتنفيذ ، ويُعد هذا هو أبسط تعريف وأحد أهم مبادئ مفهوم التنظيم .

التنظيم الإداري

إن الإدارة من أهم المجالات العملية القائمة بشكل أساسي على الترتيب والتخطيط والتنظيم ، والموظف الإداري الناجح هو الذي يتمكن من تنظيم المهام المختلف وتوزيعها على الأشخاص المعنيين بتنفيذها بشكل مرتب ومنظم يُساعد على إنجاز تلك المهام بشكل صحيح وعلى الوصول إلى أي معلومات أو بيانات أيضًا بسهولة تامة وفي أي وقت .

ويُذكر أن مفهوم الإدارة لا يقتصر على مجال العمل والمؤسسات والشركات فحسب ؛ بل إن الإدارة تشمل جميع جوانب الحياة ؛ حيث أن الأم الناجحة والأب الناجح هما الذين يُمكنهم ترتيب وتنظيم حياتهم بشكل صحيح ، والطالب الناجح هو الذي يُمكنه إدارة وقته وتنظيمه بشكل صحيح وهكذا ؛ فإن مفهوم التنظيم الإداري من المفاهيم الشاملة للكثير من جوانب الحياة .

أهمية التنظيم في حياتنا

اتباع النظام دائمًا في أي مهمة يقوم بها الإنسان ؛ يُساعد في جني عدد كبير من الفوائد الهامة ، مثل :

-تنظيم المهام وتوزيعها على الأشخاص بشكل متكافئ وحسب خبرة كل شخص ؛ من شأنه أن يُساعد بشكل كبير على زيادة التركيز والإتقان وزيادة معدل الإنتاج وتحسين الإنتاج أيضًا في أي مؤسسة .

-كما أن تنظيم الأعمال من شانه أن يحقق نوعًا من التسهيل على الموظف أو الطالب أو أي شخص معني بتنفيذ مجموعة من المهام المتتالية والمستمرة من أجل الوصول إلى هدف مُحدد في نهاية الأمر .

-كما قد أشار مجموعة من الخبراء إلى أن الاعتماد على مبدأ التنظيم من شأنه أن يعمل بشكل فعال على تعزيز القدرة على تبادل المعلومات والأفكار بين الموظفين وبعضهم البعض أو الطلاب وبعضهم البعض ، وهذا بالطبع يصب بالكامل في مصلحة كل منهم ويخفف من أعباء العمل من جهة ومن جهة أخرى يُساعد الطالب على الوصول إلى العديد من المعلومات والأفكار التي تُساعده على التفوق وتنمية ملكة التفكير والإدراك بسهولة .


-ويعمل التنظيم أيضًا على تنمية المهارات دائمًا ولا سيما عند تخصيص كل فرد بمهمة مُحددة يصب تركيزه بالكامل عليها ويبدأ في البحث والاستكشاف بأريحية تامة حتى يصل إلى تقسيم أفضل ما عنده في إنجاز تلك المهمة .

أنواع التنظيم

ونظرًا إلى أن مصطلح التنظيم مصطلح شامل ؛ هو ينقسم إلى بعض الأنواع المختلفة على النحو التالي :

التنظيم الوظيفي

ويُعد التنظيم الوظيفي هو المتبع داخل المؤسسات والشركات سواء الكبيرة أو الصغيرة .

التنظيم التنفيذي

أما التنظيم التنفيذي أو السلطوي ؛ فهو الخاص بمدراء وروؤساء الشركات والمؤسسات العامة .

التنظيم الاستشاري

والتنظيم الاستشاري أيضًا من أنواع التنظيم التي يتم اتباعها في كبرى الشركات والمؤسسات والمستشفيات وغيرهم .

التنظيم العضوي

بينما التوزيع العضوي هو نوع التنظيم الخاص بالهيكل الحيوي داخل مؤسسات العمل أي بطبيعة خبرات ومؤهلات الموظفين ومن ثم تقسيم الوظائف والمهام المختلفة عليهم ، وهو من أنواع التنظيم اللامركزية .

تنظيم الفريق

كما أن بعض المؤسسات والشركات ومراكز الأبحاث والدراسات قائمة على فكرة فريق العمل الذي يعمل بشكل متناسق ومتناغم من أجل الوصول إلى نتيجة وهدف مُحدد في نهاية الأمر ؛ ولذلك ؛ يتم توزيع المهام داخل فريق العمل بشكل منظم بحيث يكون هناك قائد للفريق يقوم بتنظيم الأعمال والمهام المختلفة على الأفراد بشكل يتوافق مع طبيعة قدرات كل منهم وهكذا .

التنظيم الشبكي

أما التنظيم الشبكي ؛ فهو يُعد أيضًا أحد أهم أنواع التنظيم الهيكلية التي تعتمد عليها كل الشكرات وخصوصًا الشركات الكبيرة من أجل تحديد المدراء ورؤساء الأقسام والمرؤوسين والموظفين وطبيعة المهام الموكلة إلى كل منهم بشكل منظم ودقيق .

أسس ومعايير التنظيم

وتُجدر الإشارة أيضًا إلى أنه يوجد مجموعة من العوامل والمعايير التي يتم الاعتماد عليها من أجل تنفيذ عملية تنظيم دقيقة وناجحة ؛ حيث أنه ليس من الفائدة أن يتم تنظيم وترتيب وتوزيع المهام دون الاكتراث بالقدرات والمؤهلات و الخبرات الخاصة بكل شخص ، ومن أهم أسس ومعايير التنظيم ، ما يلي :




- -توزيع المهام بناءً على نوع الوظيفة والمهام المطلوب تنفيذها بها .
- -توزيع المهام والتنظيم وفقًا لمتوسط العمر للمجموعة التي يتم تطبيق عملية التنظيم عليها .
- -توزيع المهام وفقًا لطبيعة المنتج والخدمة الذي تُقدمها الشركة أو المؤسسة .
- -التنظيم وفقًا للتوقيت الزمني ، وهو العامل الذي يعتمد عليه الطلاب في تنظيم أوقات الاستذكار و القراءة .
- -التنظيم وفقًا للطبيعة الجغرافية لأفراد المجموعة محل التنظيم .

أهم وظائف التنظيم

التنظيف له فوائد هامة ، وله أيضًا عدد من الوظائف الأساسية التي تحتاج إليها كل المؤسسات ، مثل :

التخطيط

التخطيط واحدًا من أهم وظائف التنظيم ؛ حيث أنه يُساعد على وضع خطة عمل متوافقة مع أهداف وطموحات وأغراض الشركة ، كما أنه يتضمن تخصيص مهام ومسؤوليات كل موظف ، ووضع جداول زمنية ومعايير ووسائل لإنجاز المهام المختلفة ، فضلًا عن أن التخطيط يتطلب متابعة مستمرة للهيكل الوظيفي داخل الشركة من أجل التثبيت من المضي قدما في تنفيذ وتحقيق هذه الخطة بنجاح .

الترتيب

كما أن من المهارات التي يجب أن يمتلكها فريق العمل أيضًا هو أن يكون ذو قدرة على ترتيب وتنظيم المهام المختلفة بشكل يُساعد كل موظف على أن يُُقدم أفضل ما عنده في ضوء ما يتمتع به من خبرات ومهؤلات دون أن يرهقه بكثرة المهام وتعددها وبالتالي ؛ عدم تقديمها بشكل جيد ، ولذلك ؛ فإن الترتيب والإدارة والتنظيم هنا تعتبر فن ومهارة هامة يجب أن تتوفر في كل مدير مؤسسة ناجح .

القيادة والتوجيه

أي خطة ناجحة وأي فريق عمل ناجح لا بُد أن يكون له مدير وقائد ناجح ؛ ويجب أن تكون العلاقة بين القائد والفريق علاقة طيبة يتخللها الود والاحترام والثقة من اجل النجاح في تنفيذ المهام والوصول إلى الأهداف التي ترنو إليها أي مؤسسة بشكل ناجح .


ويجب أن يكون القائد هنا محل احترام من أعضاء الفريق والموظفين وأن يكون قادرًا على حل أي نزاع أو صراع بين الموظفين بأعلى قدر من الحكمة وبأقل درجة من الخسائر وأن يكون قادرًا على فهم طبيعة كل موظف وقدراته ، وأن يكون أيضًا قادرًا على ملاحظة الوقت الذي يحتاج الفريق به إلى التحفيز الدعم والوقت الذي يحتاج فيه إلى الحزم والجدية وهكذا .

الرقابة الدائمة

وأخيرًا ؛ لأن التنظيم والترتيب الجيد أيضًا يُساعد على أن يكون هناك نوعًا من الرقابة المستمرة لأداء مؤسسة العمل وملاحظة أي خلل يعترض طريق تحقيق أهداف المؤسسة والعمل على حله فورًا ، وهذا بالطبع سوف يُساعد على تجنب أي خسائر أو أضرار قد تلحق بمؤسسة العمل .