قيل في وصف اجتماعات العمل أنها مقبرة الأفكار الجيدة، وليتأمل الواحد منا كيف يقضي ساعات عمله – أي ثلث يومه – وعدد ما يتخلل عمله من اجتماعات مجدولة لمناقشة وحسم أمور مهمة وغير مهمة.

ولا خلاف – في رأيي الشخصي – حول أهمية الاجتماعات وما تسهم به في دفع عجلة العمل قُدماً، والتقاء الأفراد لهدف موحد؛ ولكن يكمن الخلل في طريقة تنسيقنا للاجتماعات وإجرائها وما يعقبها، ولذا سأسلط الضوء على ما ينبغي عمله في سبيل تحقيق اجتماع فاعل.

اجتماع لهدف واضح

بداية، لا بد من تحديد الهدف الرئيس من الاجتماع بشكل واضح، والتأكد من أن جميع المدعوين متفقون عليه، ويتأتى ذلك بكتابة الأجندة بتسلسل منطقي للمواضيع، سواء الأهمية، أو تعاقب التنفيذ أو غير ذلك، ويحدد لكل موضوع وقت كاف.

لا تتطلب كل الاجتماعات الحضور الجسدي

يتم بعد ذلك تحديد الوسيلة المثلى للاجتماع؛ هاتفيا، عبر سكايب، أو شخصيا في غرفة الاجتماعات، أو عبر اجتماع سريع وقوفاً، ويميل الكثير للأخير لأنه لا يحتاج لكثير من التنسيق المسبق، وتغلب عليه السرعة في الإجراء، والوضوح للحضور. وبشكل عام، يفضّل الاختصار في وقت الاجتماع، فما يمكن الانتهاء منه في نصف ساعة، يتم الاكتفاء بحجز نصف ساعة، وهكذا.

توقيت الاجتماع مرتبط بالإنتاجية

بعد ذلك، يتم تحديد موعد مناسب للأشخاص المطلوب حضورهم، ويُراعى أن يكون في وقت باكر من اليوم حين يكون الجميع في أوج نشاطهم، بعيداً عن شؤون العمل الأخرى التي قد تشغل بعض الحضور، والتأكيد على الجميع بالالتزام بالوقت المحدد.

التحضير قبل الاجتماع

غني عن القول ضرورة إشراك جميع المؤثرين بالدعوة، وإرسال أجندة الاجتماع لهم قبل الاجتماع بموعد كاف للاطلاع وإبداء الملاحظات. كما يفضّل إرسال أي مواد مقروءة يراد عرضها أو نقاشها قبل الاجتماع والتأكيد على المدعوين أن يطلعوا عليها، فالاجتماع غالباً ما يكون للوصول لطرح وجهات النظر، والوصول إلى قرار، وليس المقام للتأمل في تفاصيل الأمور ومساعدة الحاضرين الوصول لرأي فردي كل على حده.

إدارة اجتماعات العمل

قبل البدء بالاجتماع في وقته المحدد، يفضّل التحقق من حضور جميع المدعووين، فمن المزعج للحضور تكرار ما نوقش لشخص تأخر عن الحضور، ويقوم منسق الاجتماع بعرض الأجندة على الشاشة لتذكير الحضور ولتنبيههم في حال تأخر عن الحضور أحد المدعووين المهمين.

ولعل من المناسب أيضا التأكيد على ضرورة توجيه الاهتمام للاجتماع وعدم الانشغال بأمور أخرى كالجوال والحاسب وغيره. ومن المفيد جدا للاجتماعات تعيين شخص كضابط للاجتماع، للتحكم بالوقت – البدء والانتهاء في الموعد المقرر -، و لضبط تناول المواضيع، وللمساعدة في تركيز الحوار وعدم التفرع فيما لا يفيد.

ولتلافي استئثار شخص بالحديث دون الآخرين، يقوم ضابط الاجتماع بمنح الجميع فرصًا متساوية للمشاركة، ويحرص على ألا يقاطع شخصٌ شخصاً آخر. كما ينبغي أن تترك مدة معقولة في نهاية الاجتماع لاستقبال الأسئلة من الحضور، إن وجدت، والتأكد من حصر وتسجيل النقاط المهمة.

ماذا يعقب الاجتماع؟

يحرص منسق الاجتماعات على تلخيص و مراجعة نهائية لمخرجات الاجتماع – النقاط المتفق عليها – خلال الاجتماع وتحديد الأفراد المسؤولين ومدة التنفيذ. وبعد نهاية الاجتماع، تُرسل مسودة المحضر للحضور للاطّلاع وإبداء الرأي قبل الاعتماد. أخيراً، من الأهمية بمكان الحرص على متابعة وتفعيل ما اتُفق عليه في الاجتماع حتى يكون الاجتماع مثمراً.