إدارة وتنظيم الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة. تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بذكاء بحيث تنجز المزيد من المهام في وقت أقل. ويؤدي تنظيم الوقت الجيد إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية ، وتقليل الإجهاد ، وتحقيق المزيد من النجاح في الحياة. أما الفشل في إدارة الوقت يضر بفعاليتك ويسبب لك التوتر.

هل تشعر غالبًا بالتوتر بسبب كثرة العمل أو كثرة المسؤوليات التي تقع على عاتقك؟ هل تشعر أن لديك مهام أكثر من الوقت الذي لديك؟ قد يعني هذا أن الوقت قد حان لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.

مهارات و طرق إدارة وتنظيم الوقت

مهارات إدارة الوقت مهمة وتستغرق وقتًا لتطويرها على المدى الطويل. لتبدأ ، إليك 10 طرق لتحسين مهاراتك في إدارة وتنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية:

جرب بعض هذه المهارات العشر لتحسين إدارة وتنظيم الوقت:

مهارات إدارة وتنظيم الوقت هي مجموعة واسعة من المهارات التي تساعدك على إدارة الوقت الذي تقضيه خلال يوم العمل والتأكد من قضائه بأكبر قدر ممكن من الإنتاجية والفعالية. تتضمن بعض المهارات الأساسية لإدارة الوقت ما يلي:





-

ابدأ بمهامك مبكرًا

إذا أتيحت لك الفرصة ، ابدأ بتنفيذ مهامك قبل بدء العمل. هذا يمكن أن يساعدك في تنظيم وقتك والاستفادة منه. ويمكّنك هذا من البدء في تطوير استراتيجيتك بشكل مسبق ، والتي يمكن أن تساعد أيضًا في التغلب على عادة المماطلة والتسويف.





-

تحديد الأولويات

الدرس الثاني في إدارة وتنظيم الوقت هو تعلم كيفية تحديد الأولويات. لتنفيذ أي مشروع بكفاءة ، تحتاج إلى تحديد مراحل أو مكونات المشروع الأكثر أهمية لعملك وتأثير كل مرحلة على المدى القصير ​​والطويل. بمعنى آخر ، يجب عليك معرفة المهام أو الأنشطة التي ستحقق أفضل العوائد. بهذه الطريقة ، يمكنك إعطاء الأولوية لهذه المهام على المهام الأقل أهمية.


والتأكد من إنجاز المهام ذات الأهمية الأعلى قبل المهام ذات الأهمية الأقل. يتطلب تحديد أولويات مهامك بشكل فعال أن يكون لديك معرفة في المدة التي ستستغرقها كل مهمة لإكمالها. إن اكتساب المهارة في تحديد أولويات مسؤولياتك سيسمح لك أيضًا بإكمال مهامك الأساسية بشكل أكثر كفاءة.




-

امنح نفسك فترات راحة

سيسمح لك تخصيص وقت في يومك لفترات وجيزة من الراحة بالتخلص من الضغط والعودة إلى تنفيذ مهامك المطلوبة بنشاط وحيوية . سيساعدك أخذ فترات راحة مخصصة طوال اليوم على تطوير عادات فعالة لإدارة وتنظيم الوقت. يمكنك تفويض المهام الى موظفيك والحصول على فترة راحة تزيد من نشاطك.

لا يعني التفويض أنك تهرب من مسؤولياتك ولكن بدلاً من ذلك تتعلم الإدارة السليمة لمهامك. تعلم فن تفويض العمل إلى مرؤوسيك حسب مهاراتهم وقدراتهم وانجز المزيد. لن يؤدي ذلك إلى توفير الوقت لك فحسب ، بل سيساعد أعضاء فريقك على الشعور بأنهم جزء لا يتجزأ من منظومة العمل.





-

ترتيب أولويات المهام الخاصة بك

حدد مدى أهمية كل مهمة من مهامك. يمكن أن يساعدك تحديد الأولوية لمهام محددة في تركيز جهودك على الأشياء التي تحتاج إلى وقتك وجهدك أكثر. تتيح لك ممارسة تحديد أولويات المهام الخاصة بك فهم كيفية إنشاء جداولك بشكل أفضل وتحديد المهام التي تستحق أن تبدأ بها.

من الضروري أن تكون قادرًا على تحليل مهمة أو مجموعة من المهام ووضع جدول زمني لإكمالها. تتطلب الإدارة الفعالة للوقت امتلاك مهارات تخطيط قوية لضمان قدرتك على تطوير وتطبيق فهم منظم لمسؤولياتك عند إنشاء جداول مهامك.





-

جدولة مهامك وتحديد مواعيدها النهائية

أحد أهم طرق إدارة وتنظيم الوقت هي جدولة مهامك و تحديد مواعيدها النهائية. خذ وقتك في تكوين جدول زمني مفصل لكل مهمة من مهامك النشطة وحدد مواعيد نهائية ثابتة لها. يمكن أن يساعدك القيام بذلك في تصور المهام التي تحتاج إلى مزيد من الجهد ويمكن أن يساعدك على فهم السرعة التي يمكنك بها إكمال عملك بشكل أفضل.

اعتد على تحديث الجدول الزمني الخاص بك أولًا بأول ، حيث يمكن أن يكون الجدول الزمني الشامل بمثابة الأساس لمساعدتك على تنمية مهارات التخطيط وتحديد الأولويات ومهارات إدارة وتنظيم الوقت.





-

تنظيم مساحة العمل الخاصة بك

يمكن أن تساعدك مساحة العمل المنظمة على توفير الوقت خلال يومك من خلال منعك من الاضطرار إلى البحث عن المواد التي تحتاجها لإكمال كل مهمة. بالإضافة إلى ذلك ، سيساعدك تطوير المهارات التنظيمية على تعزيز قدرات التخطيط لديك. وعدم القلق بشأن العثور على مستندات أو مواد مهمة معينة سيساعد في تخفيف الضغط اليومي.





-

تعرف على أنماط الإنتاجية الخاصة بك

كل شخص لديه أنماط مختلفة لمدى إنتاجيته طوال يومه. يكون بعض الأشخاص أكثر كفاءة في الساعات الأولى من اليوم ، بينما قد لا يصل آخرون إلى ذروة إنتاجيتهم إلا بعد الغداء. يمكن أن يساعدك تحديد أوقات اليوم الأكثر إنتاجية بالنسبة لك في استخدام كل جزء من اليوم بشكل أكثر فعالية. من خلال جدولة مهامك فإنك تضمن تخصيص ذروة إنتاجيتك للمهام الأطول ذات الأولوية الأعلى.





-

استخدم التكنولوجيا لتساعدك في أن تكون مسؤولاً

أصبحت برامج تتبع الوقت والإدارة اليومية أكثر شيوعًا عما سبق. تتيح لك برامج تتبع الوقت تحديد الوقت الذي تستغرقه لإكمال المهام الفردية ، ويدمج برنامج إدارة الوقت اليومية نتائج تتبع الوقت في جدولك الزمني. ستتيح لك هذه الأدوات إمكانية إنشاء جداول زمنية واقعية ودقيقة ويمكن أن تساعدك في تركيز انتباهك على عملك وعدم المماطلة لفترة طويلة.





-

ركز على مهمة واحدة في كل مرة

قد يبدو تعدد المهام كإستراتيجية فعالة لإنجاز مهام متعددة بسرعة أكبر. ومع ذلك ، فإن أولئك الذين يركزون على إكمال مهمتين واحدًا تلو الآخر عادةً ما يكملون كل مهمة بشكل أسرع وبجودة أعلى من أولئك الذين يقومون بمهام متعددة في الوقت نفسه. سيساعدك قضاء وقتك في التركيز على إكمال مهمة واحدة في كل مرة على تقليل احتمالية التشتيت.





-

عزز عاداتك الجيدة

عندما تنهي المهام أو تلاحظ أنك أحدثت فرقًا في إنتاجيتك من خلال تطوير مهاراتك في إدارة الوقت باستخدام بعض هذه الأساليب ، فقد ترغب في تعزيز نجاحك بمكافأة صغيرة. قد يؤدي مكافأة نفسك إلى زيادة إنتاجيتك اليومية و تقليل التوتر وتحفيزك على مواصلة تطوير مهاراتك في إدارة وتنظيم الوقت.


إدارة الوقت هي صراع لكثير من الناس هذه الأيام. لدينا الكثير لنفعله في كل من حياتنا العملية والشخصية وقليل من الوقت لتحقيق ذلك كله. إذا كنت مديرًا أو قائدًا لشركة ناشئة ، فإن إدارة الوقت تصبح أكثر صعوبة: عليك التوفيق بين احتياجات فريقك واحتياجاتك.



ومع ذلك ، هناك العديد من الطرق لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت. تتوفر الكثير من الموارد والتقنيات لمساعدتك في هذا المسعى.

فيما يلي مجموعة من المهارات المفضلة لدي:

-

ضع جدولاً والتزم به

ابدأ في تحسين مهاراتك في إدارة وتنظيم الوقت من خلال تنظيم أيامك وأسابيعك مسبقًا. ستكون هناك دائمًا مفاجآت ، ولكن من المحتمل أن يكون لديك فكرة عن أنواع المهام والمسؤوليات التي يتعين عليك التعامل معها كل يوم.

إذا كنت تشعر بالضياع قليلاً ، اقض أسبوعًا أو أسبوعين في تتبع كل شيء تفعله كل يوم. سيساعدك هذا في تحديد الأنماط والمهام المتكررة ، والتي يمكنك بعد ذلك دمجها في جدولك الزمني.

احمل معك مخططًا أو دفترًا وقم بسرد جميع المهام التي تتبادر إلى ذهنك. ستمنحك القدرة على التحقق من العناصر عند إكمالها إحساسًا بالإنجاز وتحفيزك.

قم بعمل قائمة مهام بسيطة قبل بداية اليوم ، وحدد أولويات المهام ، وركز على الأساسيات. تأكد من أن هذه المهام قابلة للتحقيق أيضًا. إذا كانت هناك مهمة كبيرة تحتاج إلى إكمالها ، اجعلها هي الشيء الوحيد في قائمتك. يمكنك دفع الآخرين إلى اليوم التالي.





-

لا تماطل أبداً

إذا كان من الممكن القيام بهذه المهمة اليوم ، فافعل ذلك اليوم. يجب أن تكون هذه القاعدة الذهبية هي شعارك إذا كنت ترغب في الاستفادة القصوى من وقتك. وخذ خطوة إلى الأمام. إذا تغير شيء ما في جدولك الزمني ، ووجدت أن أمامك وقت إضافي قبل نهاية اليوم ، فابدأ في مهام اليوم التالي دون التفكير في ذلك مرتين.


تتطلب إدارة الوقت الانضباط والتخطيط والسلوك القوي. وإذا قمت بذلك بشكل صحيح ، فستؤتي ثمارها بالتأكيد من حيث زيادة الإنتاجية وانخفاض مستويات التوتر.




-

الابتعاد عن المشتتات

بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة في الابتعاد عن الملهيات ، سوف يتشتت انتباهك هنا وهناك. هذه حقيقة من حقائق الحياة. علاوة على ذلك، لا يمكن لأحد العمل لساعات متتالية. نحتاج جميعًا إلى فترات راحة لمساعدتنا على البقاء نشيطين ومنتجين.

امنح نفسك بعض الوقت للراحة. قد يعني هذا تخصيص بضع دقائق هنا أو هناك لتناول فنجان من القهوة ، أو المشي في الممر ، أو رحلة بالخارج للحصول على بعض الهواء النقي. هذه الاستراحات مهمة بشكل خاص إذا كنت تعمل في مكتب طوال اليوم. يمكنك أيضًا استخدام فترات الراحة لتجربة بعض تقنيات إدارة الإجهاد ، مثل تمارين التنفس أو التأمل أو اليوجا.

إذا كان هناك جانب جيد للإلهاءات ، فهناك جانب سيء أيضًا. إذا استغرقت المشتتات الكثير من وقتك ، فستجد نفسك متأخرًا جدًا في العمل. لذا ، تعرف على عوامل التشتيت التي تميل إلى استنزاف الكثير من وقتك ثم ابذل قصارى جهدك لتجنب هذه المشتتات.


على سبيل المثال ، قد ترغب في الابتعاد عن وسائل التواصل الاجتماعي أثناء يوم العمل. قد ترغب أيضًا في إبقاء نافذة بريدك الإلكتروني مغلقة حتى لا تضيع وقتك. قد يكون ترك علامة التبويب مفتوحة في الخلفية مصدر إلهاء كبير فكل بريد إلكتروني جديد وارد سيجعلك ترغب في الانحراف عن المهمة التي تقوم بها. الشيء نفسه ينطبق على إشعارات التطبيق.




-

الحصول على بعض المساعدة من التطبيقات الالكترونية

هناك العديد من تطبيقات إدارة الوقت المتاحة لأجهزة Android وغيرها يمكن أن تساعدك على زيادة إنتاجيتك والتأكد من أنك تفعل ما يجب القيام به. على سبيل المثال ، إذا كانت قائمة مهامك في حالة من الفوضى ، فقد يكون Trello مثاليًا لك.

هذه ليست سوى عدد قليل من الخيارات المتاحة. هناك تطبيقات لإدارة الوقت للجميع هذه الأيام. إذا لم تكن من محبي هذه الاقتراحات ، فيمكنك بالتأكيد العثور على شيء آخر يناسب احتياجاتك. فقط قم ببعض البحث.

التمكن من مهارات إدارة الوقت يمكّن المحترف من إنجاز مسؤولياته اليومية بسرعة وفعالية. إذا كنت محترفًا تجد صعوبة في إدارة الوقت ، فقد يكون من المفيد معرفة تقنيات مختلفة يمكنك استخدامها لتطوير مهارات إدارة وتنظيم الوقت.