كلنا لدينا 24 ساعة في اليوم، لكن أعمالنا وأهدافنا وطلباتنا وأحلامنا أكبر بكثير من الـ24 ساعة المتاحة لنا. لذا يجب علينا تعلم كيفية تنظيم الوقت بشكلٍ أفضل كي نكون أكثر إنتاجية وننفذ نشاطاتنا اليومية بشكلٍ كامل.

7 خطوات تسهل لك الاستفادة من وقتك كما ينبغي

أول خطوة: مراقبة الوقت

مراقبة الوقت تساعدك على الإجابة على السؤال التالي: “أين يضيع وقتي؟”. فهذا كفيل تمامًا أن يسهل عليك معرفة النشاطات التي تقوم بها يوميًا ولا تعُد عليك بالفائدة، مثلًا قم بكتابة كل أعمالك في اليوم من أول ما تستيقظ لمدة يوم أو يومين فتكتشف أنك تضيع وقتًا كثيرًا في الأعمال غير المهمة في يومك وأنت غير راضٍ تمامًا عنها. فهذه الخطوة تساعدك على تشجيع نفسك على فعل الأعمال الصحيحة وزيادة الإنتاجية فيها.

ثاني خطوة: ضع خطة يومية ( قائمة المهام)

من المهم جدًا أن يكون لديك وثيقة تتضمن خطة يومية ليومك وكل ما يجب عليك القيام به لأنه لا يوجد أي إنسان ناجح في تنظيم الوقت لا يستعمل قائمة المهام أو خطة يومية. فهي توفر عليك الكثير من الوقت عند تنفيذ أي مهمة.

فالخطة اليومية أو قائمة المهام هي عبارة عن ورقة تكتب فيها في بداية يومك جميع مهامك و عندما تفسد أي مهمة تضع جنبها علامة إكس (X) كدليل أن المهمة قد تمّت. بدل الورقة هناك العديد من التطبيقات المجانية على الموبايل تساعدك على ذلك. فعند التشطيب على المهمة التي تم تنفيذها أو وضع علامة إكس جنبها، ستشعر بتشجيعٍ كبيرٍ جدًا يزيد من إنتاجيتك كثيرًا وستستمتع كثيرًا بتنظيم وقتك.

ثالث خطوة: دون كل أفكارك

دون كل المهام والأفكار التي تخطر على بالك، بشكلٍ مُباشر ودون تردد. فعند كتابة الأفكار على الورق يكون تركيزك أعلى بكثير ويدفعك للالتزام بتنفيذها. كتابتك للمهام يجعلك تتابع سير تقدمك في تنفيذ المهام.

رابع خطوة: عدم إنجاز مهمتين في نفس الوقت

من الأسباب التي تؤدي بك إلى تأجيل مهام اليوم هي إنجاز مهمّتين في وقت واحد. فمثلا يمكنك الاستعانة بجدول أيزنهاور الذي يمكنك من قياس الأمور بمقياسين: مقياس الأهمية ومقياس الاستعجال. وبناءً على هذا الجدول تنقسم المهام إلى أربعة أقسام:

1. أمور هامة وعاجلة

2. أمور هامة وغير عاجلة


3. أمور غير هامة وعاجلة

4. أمور غير هامة وغير عاجلة.

خامس خطوة: ركّز و ابتعد عن مضيعات الوقت

هذه الخطوة مهمة جدًا لأنك حتمًا ستحتاج إلى تركيزٍ عالٍ لتنفيذ شغل مهم جدًا في يومك، لذا ابتعد عن أي تشتيت كالموبايل والتلفاز ومواقع التواصل الاجتماعي والمكالمات مع أصحابك. حدد وقت خاص لهذا العمل، مثلًا 30 دقيقة، بعد إتمام المهمة خذ راحة وكافئ نفسك. كلما ابتعدت عن التشتيت ومضيعات الوقت كلما زاد تركيزك في عملك وبالتالي تزيد إنتاجيتك.

سادس خطوة: الاستثمار في الوقت ومعرفة أهمية تنظيمه

من المهم جدًا تعلم فن إدارة الوقت، اقرأ كتب، شاهد فيديوهات، ابحث… كل هذا يساعدك أكثر على تعلم التحكم في الوقت، وتأخذ نظرة شاملة على أهمية تنظيم الوقت في حياتك.

سابع خطوة: ابحث عن أقصر طريقة تمكنك من إنجاز مهمتك في أقصر وقت

أحد الطرق التي تساعدك على إنجاز المهمة في أقصر وقت هي تبسيط المهمة قدر المستطاع و لا تعطها أكبر من حجمها. هناك دائما طرق أقرب تمكنك من الإسراع في وتيرة العمل. فتعدّد المهام والواجبات اليوميَّة وكثرة الأعمال وتنوّعها لا يمنعنا بتاتًا من إنجازها كلها في اليوم، بل ينبغي لنا أن نكون منظمين ومحترفين في التعامل مع الوقت المتاح لنا.

كان هذا المقال تلخيص للأجزاء والخطوات الأساسية لتنظيم الوقت، حيث جميعنا يمكننا محاولة تطبيقها من أجل تنظيم وقتنا بشكلٍ فعاّل.


هل تجدون أن هذه الخطوات مفيدة فعلاً ويمكنها مساعدتنا في تنظيم وقتنا؟ وهل هناك نقط أخرى أكثر بساطة وفعالية يمكننا الاستفادة منها؟